فاکتور چیست؟ معرفی انواع فاکتور و کاربردهای هر کدام
27 تیر 1404
فاکتور یکی از اسناد تجاری کلیدی است که نقش مهمی در ثبت و شفاف سازی معاملات بر عهده دارد. این سند به عنوان مدرکی برای خرید و فروش کالا یا خدمات است و در حسابداری، مالیات و حتی حل اختلافات تجاری به کار می رود. فاکتور در لغت به معنی سر رسید بوده و در دنیای تجارت، به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم می شود که توسط فروشنده به خریدار داده می شود. تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی مربوط به الزامات قانونی و مالیاتی وضع شده برای آن ها است. فاکتور در برگیرنده اطلاعاتی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا یا خدمت، قیمت واحد، قیمت کلی، توافق های دوطرفه و ... است.
اهمیت فاکتور در کسب و کار
فاکتور سندی رسمی و قانونی است و شفافیت مالی را در معاملات تضمین می کند. فاکتور باعث شفافیت مالی شده و از بروز اختلافات و سوءتفاهم ها جلوگیری می کند. برای مثال اگر مشتری بعد از چند روز بخواهد سفارش خود را پیگیری کند در صورتی که فاکتور نداشته باشد، پیدا کردن جزئیات سفارش دشوار خواهد بود.
انواع فاکتور و کاربردهای هر کدام
فاکتورها بر اساس رسمی بودن، طراحی و نوع چاپ به انواع مختلفی تقسیم می شوند. دسته بندی فاکتور فروشگاه نیز باتوجه به رسمیت، چاپ و طراحی آن ها متفاوت است. انواع اصلی فاکتور و کاربردهای آن ها عبارت اند از:
فاکتور رسمی
فاکتور رسمی سندی است که برای کسب و کارهایی که ملزم به ارائه گزارش مالیاتی هستند، صادر می گردد و بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده اند. کاربرد فاکتور رسمی برای مشاغلی است که باید یک نسخه از فاکتورهای خود را به اداره مالیات تحویل دهند. این فاکتور باید دارای مهر و امضای فروشنده باشد و اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده به طور کامل در آن درج شود که این مورد از جمله تفاوت فاکتور با پیش فاکتور می باشد. زیرا پیش فاکتور سندی الزامی نیست و قبل از نهایی شدن معامله صادر می شود و به عنوان پیشنهاد قیمت یا شرایط معامله و برای اطلاع رسانی و توافق اولیه کاربرد دارد.
ویژگی های فاکتور رسمی
- الزام قانونی برای مشاغلی که باید اظهارنامه مالیاتی ارائه دهند.
- فاکتور باید دارای شماره سریال برجسته باشد که مهم ترین شاخصه فاکتور فروش رسمی است.
- اطلاعات کامل طرفین معامله شامل کد اقتصادی، شماره ثبت، مالیات بر ارزش افزوده و مهر و امضای فروشنده و خریدار را داشته باشد.
- سه برگی (یک نسخه برای مشتری، یک نسخه برای فروشنده و یک نسخه برای بایگانی)
فاکتور فروش
فاکتور فروش سندی است که بین فروشنده و خریدار مبادله می شود و در دسته فاکتورهای غیررسمی قرار می گیرد و در کسب و کارهای کوچک مانند سوپرمارکت ها یا فروشگاه های محلی مورد استفاده قرار می گیرد.
ویژگی های فاکتور فروش
- ثبت معامله شامل اطلاعات پایه مانند نام کالا، تعداد، قیمت واحد و مبلغ کل
- کاربرد در مشاغل کوچک مثل فاکتور فروشگاه یا سوپرمارکت
- بدون نیاز به مهر و امضای فروشنده
- عدم نیاز به ارائه در اداره مالیات
فاکتور الکترونیکی
فاکتور الکترونیکی به صورت دیجیتال صادر و ارسال می شود و دربرگیرنده ویژگی های تعاملی مانند لینک های پرداخت یا امکان دانلود هستند.
ویژگی های فاکتور الکترونیکی
- ارسال از طریق ایمیل یا پلتفرم های دیجیتال
- امکان شخصی سازی و افزودن عناصر گرافیکی
- صرفه جویی در هزینه های چاپ و کاغذ
- سرعت و دقت بالا در فرآیند صدور و ارسال
- مطابقت با استانداردها و فرمت های سامانه مودیان
انواع فاکتور از لحاظ طراحی
طراحی فاکتور میزان حرفه ای بودن کسب وکار را نشان می دهد. فاکتورها از نظر طراحی به دو دسته اصلی تقسیم می شوند.
سربرگ دار
برای اینکه بدانید فاکتور سربرگ دار چیست، باید گفت این نوع فاکتور به صورت منحصر به فرد طراحی شده و دارای لوگو، نام شرکت، اطلاعات تماس و دیگر جزئیات برند است. طراحی این فاکتور شامل رنگ ها، فونت ها و دیگر عناصر برندینگ بوده و ظاهری حرفه ای و قابل شناسایی دارد. فاکتور سربرگ دار بسته به سلیقه و نیاز هر کسب وکار طراحی می شود.
ویژگی های فاکتور سربرگ دار
- طراحی سفارشی با رنگ ها و فونت های خاص برند
- افزایش اعتبار کسب و کار
- ظاهر حرفه ای با قابلیت تأثیرگذاری بصری قوی
بدون سربرگ
فاکتور بدون سربرگ، ساده تر بوده و در فروشگاه های لوازم التحریر و لوازم اداری فروخته می شود. این فاکتورها شامل اطلاعات پایه معامله می باشند و طراحی خاصی ندارند.
ویژگی های فاکتور بدون سربرگ
- ارزان و مقرون به صرفه
- ساده و بدون طراحی های خاص و فقط شامل اطلاعات اساسی مانند نام و آدرس فروشنده، تاریخ، مبلغ و جزئیات خرید
- مناسب برای مشاغل کوچک
اجزای الزامی یک فاکتور
برای اینکه یک فاکتور معتبر و قابل قبول باشد، باید اجزای خاصی داشته باشد که عبارتند از:
اطلاعات هویتی فروشنده و خریدار
این بخش اساسی ترین قسمت یک فاکتور معتبر است و جزئیات کامل شناسایی هر دو طرف معامله را شامل می شود. وجود این اطلاعات در فاکتور برای شناسایی دقیق طرفین و پیگیری های قانونی کاربرد دارد.
برای فروشنده: نام کامل شرکت/فروشگاه یا نام و نام خانوادگی فرد، کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، آدرس کامل، کد پستی، شماره تلفن و فکس
برای خریدار: نام کامل شرکت/فروشگاه یا نام و نام خانوادگی فرد، کد اقتصادی (در صورت نیاز)، شناسه ملی/کد ملی (در صورت نیاز)، آدرس کامل، کد پستی و شماره تلفن
شرح کالا یا خدمات و تعداد و واحد
این بخش از فاکتور به طور دقیق ماهیت معامله را بیان می کند و موارد زیر را شامل می شود:
- نام دقیق کالا یا خدماتی که فروخته شده است.
- تعداد واحد از هر کالا/خدمت و واحد اندازه گیری آن
- قیمت هر واحد از کالا یا خدمت
- توضیحات اضافی در صورت نیاز
مبلغ قابل پرداخت، مالیات و عوارض
مبلغ کلی که هزینه که قابل پرداخت است باید به طور شفاف در فاکتور و در فیلدهای زیر مشخص شود.
- مبلغ کل هر ردیف به صورت حاصل ضرب تعداد در قیمت واحد برای هر ردیف
- جمع کل مبلغ (ریالی/تومانی) تمام ردیف ها
- در صورت ارائه تخفیف، مبلغ یا درصدی که از کل مبلغ کسر شده است.
- مالیات بر ارزش افزوده (VAT) و عوارض آن
- مبلغ نهایی که خریدار باید بپردازد.
- شرایط پرداخت شامل نحوه پرداخت (نقدی، اعتباری، چک، اقساط) و موعد پرداخت
- مهر و امضای فروشنده و خریدار
- شماره سریال فاکتور
جمع بندی
فاکتور به عنوان یک سند تجاری، نقش اساسی در شفافیت مالی، ثبت معاملات، امور حسابداری و مالیاتی و حتی حل اختلافات دارد. انواع فاکتور شامل فاکتور رسمی (با الزام قانونی و کاربرد مالیاتی)، فاکتور فروش (برای ثبت معاملات روزمره در کسب و کارهای کوچک تر) و فاکتور الکترونیکی (راه حلی نوین، سریع و مقرون به صرفه)، می باشند که این امکان را فراهم می سازند تا بسته به نیاز و حجم کسب و کار، بهترین گزینه را انتخاب کرد. همچنین فاکتورها از نظر طراحی به دو دسته سربرگ دار و بدون سربرگ تقسیم می شوند. دقت شود برای قانونی بودن و شفافیت یک معامله، فاکتور باید شامل اجزای الزامی مانند اطلاعات هویتی کامل فروشنده و خریدار، شرح دقیق کالا یا خدمات، تعداد و قیمت واحد و مبلغ قابل پرداخت به همراه مالیات و عوارض باشد.
شما می توانید جهت چاپ انواع فاکتور رسمی و غیر رسمی با بهترین کیفیت و قیمت به چاپخانه آنلاین بروچاپ مراجعه نمایید و قبل از سفارش از خدمات مشاوره رایگان بهره مند شوید.
سوالات متداول
شماره فاکتور چیست؟
شماره فاکتور یک کد یا عدد خاص است که به طور اختصاصی برای هر فاکتور صادر می شود. این شماره به صورت سریالی و متوالی صادر شده و به این معنی است که هر فاکتور، یک شماره بالاتر از فاکتور قبلی دارد. در فاکتورهای رسمی، شماره سریال چاپی از اهمیت بالایی برخوردار است و توسط سازمان امور مالیاتی با هدف ممانعت از تقلب و بررسی صحت معاملات کنترل می شود. این شماره سریال ها توسط سر ممیزی های اداره دارایی کنترل خواهند شد.
چه اطلاعاتی باید در فاکتور درج شود؟
یک فاکتور استاندارد باید شامل اطلاعات هویتی فروشنده و خریدار، شرح کالا یا خدمات، مبلغ قابل پرداخت، مالیات و عوارض، تاریخ صدور و شرایط پرداخت، مهر و امضا و شماره سریال فاکتور باشد.
چرا صدور فاکتور مهم است؟
صدور فاکتور از جنبه های مختلف قانونی و مالیاتی، شفافیت مالی، مستندسازی معاملات، ردیابی و مدیریت روند فروش، جلب اعتماد مشتری و خدمات پس از فروش و گارانتی برای هر کسب وکاری حائز اهمیت است.
