فاکتور رسمی چیست؟ مشخصات و ویژگی های فاکتور رسمی

فاکتور رسمی سندی قانونی و معتبر است که توسط فروشنده یا ارائه دهنده خدمات صادر می شود که شامل جزئیات کامل معامله مانند نام و آدرس فروشنده و خریدار، شماره ثبت و شناسه اقتصادی، تاریخ صدور، شرح کالا یا خدمات، مبلغ و نرخ معامله می باشد. این فاکتور به عنوان مدرک مالی برای ثبت در دفاتر حسابداری، انجام پرداخت ها، پیگیری های حقوقی و ارائه به مراجع مالیاتی کاربرد دارد. استفاده از فاکتور رسمی باعث شفافیت در معاملات، جلوگیری از تقلب و سوءاستفاده های مالی می شود و نقش مهمی در تنظیم و کنترل مالیات های دولتی دارد.

برای تهیه انواع فاکتورهای استاندارد می توانید از خدمات چاپ فاکتور در تهران استفاده کنید که با تخصص و تجربه خود، به شما در تهیه فاکتورهای رسمی و منطبق با قوانین کمک می کند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی سندی محسوب می گردد که توسط فروشنده صادر شده و حاوی اطلاعات جامعی در خصوص معامله انجام شده می باشد. در صورت بروز اختلاف بین خریدار و فروشنده، فاکتور رسمی می تواند تحت عنوان مدرکی معتبر در مراجع قانونی ارائه گردد. همچنین فاکتور رسمی نقش اساسی در جلوگیری از فرار مالیاتی ایفا می کند، زیرا با مستند سازی دقیق معاملات، باعث می شود مالیات به درستی محاسبه و پرداخت می شود.

بیشتر بدانید: فاکتور سربرگ دار چیست؟

ویژگی های فاکتور رسمی

• اعتبار قانونی: فاکتور رسمی همانند یک سند قانونی معتبر در مراجع قضایی و مالیاتی قابل استناد است.
• شفافیت: فاکتور رسمی جزئیات کاملی از معامله را ارائه می دهد که این شفافیت، امکان ردیابی و بررسی دقیق تراکنش مالی را فراهم می کند.
• قابلیت حسابرسی: اطلاعات موجود در فاکتور کمک می کند تا صحت گزارش های مالی بررسی و تأیید شود.

مشخصات فاکتور رسمی

فاکتور رسمی باید توسط بهترین پرینتر برای چاپ فاکتور، به چاپ برسد تا کیفیت بالایی داشته باشد و مشخصات و اطلاعات زیر را شامل شود تا به عنوان یک سند معتبر و قانونی بتوان به آن استناد کرد:

اطلاعات فروشنده

• نام و نام خانوادگی (برای اشخاص حقیقی) یا نام شرکت (برای اشخاص حقوقی)
• شماره اقتصادی
• نشانی کامل
• شماره تلفن
• کد پستی

اطلاعات خریدار

• نام و نام خانوادگی (برای اشخاص حقیقی) یا نام شرکت (برای اشخاص حقوقی)
• شماره اقتصادی (در صورت وجود)
• نشانی کامل
• شماره تلفن
• کد پستی

اطلاعات معامله

• تاریخ صدور فاکتور: تاریخ دقیق صدور فاکتور باید به صورت روز، ماه و سال در فاکتور درج شود.
• شماره فاکتور: هر فاکتور باید دارای یک شماره منحصر به فرد باشد.
• شرح کالا یا خدمات: شرح دقیق و کامل کالا یا خدمات ارائه شده در فاکتور ذکر شود.
• قیمت واحد: قیمت واحد کالا یا خدمات ارائه شده باید در فاکتور ذکر شود.
• مالیات بر ارزش افزوده: در صورتی که کالا یا خدمات مشمول مالیات بر ارزش افزوده باشد، میزان مالیات باید به صورت جداگانه در فاکتور ذکر شود.
• مبلغ قابل پرداخت: مبلغ قابل پرداخت نهایی (مبلغ کل + مالیات بر ارزش افزوده) درج شود.
• مهر و امضای فروشنده: فاکتور باید دارای مهر و امضای فروشنده باشد.

مقایسه فاکتور رسمی و فاکتور غیررسمی

فاکتور رسمی یک سند قانونی و معتبر است که توسط فروشندگان به مشتریان ارائه می شود. فاکتور رسمی به دلیل پشتوانه قانونی در امور حسابداری، مالیاتی و مسائل حقوقی قابل استناد است و مدرکی معتبر برای اثبات هزینه ها و تعهدات مالی به شمار می رود. در مقابل فاکتور غیررسمی سندی است که جنبه اطلاع رسانی دارد و فاقد اعتبار قانونی مورد تأیید سازمان امور مالیاتی می باشد. این نوع فاکتور در معاملاتی که خریدار نیازی به ارائه فاکتور در دفاتر مالی خود ندارد، مورد استفاده قرار می گیرد.

یکی از مهم ترین تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی، فرمت و محتوای آن ها است. فاکتور رسمی در قالب های استاندارد و از پیش تعیین شده توسط سازمان امور مالیاتی چاپ می شود و اطلاعات مندرج در آن باید دقیق و کامل باشد. در حالی که فاکتور غیررسمی می تواند به شکل های مختلفی تهیه شود و الزامی به رعایت فرمت خاصی در آن وجود ندارد. همچنین فاکتور رسمی باید دارای مهر و امضای فروشنده باشد، اما فاکتور غیررسمی ممکن است فاقد این موارد باشد.

قوانین و مقررات صدور و دریافت فاکتور رسمی

صدور و دریافت فاکتور رسمی تابع قوانین و مقررات متعددی است که توسط سازمان امور مالیاتی کشور تعیین شده است و هدف آن شفاف سازی مبادلات اقتصادی و جلوگیری از فرار مالیاتی است. برخی از مهم ترین قوانین صدور و دریافت فاکتور رسمی به شرح زیر است:

قوانین صدور فاکتور رسمی برای فروشنده

• اطلاعات کامل فروشنده و خریدار: شامل نام شخص حقیقی یا حقوقی، شناسه ملی/کد ملی، شماره اقتصادی (برای اشخاص حقوقی)، آدرس دقیق و کد پستی، شماره تلفن و شماره ثبت شرکت می باشد.
• شماره سریال چاپی: فاکتور باید دارای شماره سریال چاپی با رنگ قرمز و به صورت برجسته باشد.
• تاریخ صدور: درج تاریخ دقیق صدور فاکتور (روز، ماه، سال) الزامی است.
• شرح کالا یا خدمات: شرح دقیق کالا یا خدمات ارائه شده به همراه تعداد یا مقدار، واحد اندازه گیری و قیمت واحد باید به طور واضح در فاکتور درج شود.
• مبلغ کل: محاسبه و درج مبلغ کل قابل پرداخت پس از اعمال تخفیفات و قبل از محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
• مالیات بر ارزش افزوده (در صورت شمول): درج مبلغ مالیات بر ارزش افزوده به صورت جداگانه و مطابق با نرخ قانونی (تخفیفات باید قبل از محاسبه مالیات اعمال شوند)
• شرایط پرداخت: ذکر شرایط و نحوه پرداخت وجه معامله (نقدی، چکی، اقساطی)
• مهر و امضای فروشنده: فاکتور باید دارای مهر و امضای شخص فروشنده یا نماینده قانونی وی باشد.
• تعداد نسخ: فاکتور رسمی در دو نسخه صادر می شود که یک نسخه آن نزد فروشنده و نسخ دیگر به خریدار تحویل می گردد.

قوانین دریافت فاکتور رسمی برای خریدار

• مطابقت اطلاعات: خریدار باید از صحت و کامل بودن اطلاعات درج شده در فاکتور، به ویژه مشخصات فروشنده، شرح کالا یا خدمات و مبلغ آن اطمینان حاصل کند.
• بررسی مهر و امضا: وجود مهر و امضای فروشنده بر روی فاکتور از الزامات قانونی آن است.
• نگهداری: خریدار موظف به نگهداری فاکتورهای رسمی دریافتی برای مدت معین (مطابق قوانین مالیاتی) جهت ارائه در صورت لزوم می باشد.
• دریافت نسخه اصلی: خریدار باید نسخه اصلی فاکتور رسمی را از فروشنده دریافت نماید.
• استعلام اصالت (در صورت لزوم): در صورت تردید در اصالت فاکتور، خریدار می تواند از طریق روش های تعیین شده توسط سازمان امور مالیاتی، نسبت به استعلام آن اقدام نماید.

مطالعه بیشتر: تفاوت فاکتور و پیش فاکتور

نتیجه گیری

فاکتور رسمی، سندی تجاری و دارای مهر و امضا است که فروشنده در ازای فروش کالا یا خدمات به خریدار ارائه می دهد و مطابق با قوانین و مقررات سازمان امور مالیاتی کشور تنظیم می شود. این سند حاوی اطلاعات دقیقی از قبیل مشخصات کامل خریدار و فروشنده، شرح کالا یا خدمات ارائه شده، تعداد و قیمت واحد، مبلغ کل، میزان مالیات بر ارزش افزوده (در صورت شمول) و شرایط پرداخت است. فاکتور رسمی به عنوان یک سند قانونی و معتبر در معاملات تجاری محسوب شده و برای پیگیری های حقوقی و مالیاتی دارای اهمیت ویژه ای است.

شما می توانید چاپ انواع فاکتور رسمی و غیررسمی را به چاپخانه آنلاین بروچاپ بسپارید تا با بهترین کیفیت برای شما به چاپ برساند.

سؤالات متداول

1. آیا فاکتور رسمی همیشه لازم است؟

فاکتور رسمی به عنوان مدرکی برای اثبات معامله، محاسبه و پرداخت مالیات و استفاده از اعتبار مالیاتی در اکثر معاملات تجاری، به خصوص معاملاتی که با اشخاص حقوقی انجام می شود، مورد نیاز است.

2. آیا فاکتور رسمی فقط برای اشخاص حقوقی است؟

فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی و حقوقی، قابل صدور است. در واقع هر فرد یا شرکتی که به فروش کالا یا ارائه خدمات می پردازد، موظف است در صورت درخواست مشتری، فاکتور رسمی صادر کند.